Online vergaderingen, bijeenkomsten en evenementen zijn op dit moment booming, mede door corona. Hoe zorg je ervoor dat die van jou een succes is?

De beperkingen door de coronacrisis hebben ervoor gezorgd dat fysiek afspreken niet zo gemakkelijk gaat. Evenementen en bijeenkomsten worden dikwijls per definitie afgelast, of anders vormgegeven. 

Een evenement digitaal organiseren is vaak een handige oplossing. Zo kan iedereen afstand houden, maar elkaar toch uitgebreid spreken of een lezing volgen. Bovendien breng je zo gemakkelijk mensen van over de hele wereld bij elkaar. 

Hoe zorg je ervoor dat je jouw evenement professioneel organiseert? Dat iedereen een goede uitnodiging ontvangt, kan deelnemen en met plezier terugdenkt aan jouw bijeenkomst? NederlandReview geeft tips!

1. Werk met een online evenementensysteem

Niet alleen de uiteindelijke bijeenkomst hoeft digitaal te zijn; de organisatie ervan kan dat ook zijn. Zo bespaar je jezelf veel werk tijdens alle voorbereidingen.

Vul bijvoorbeeld online een inschrijfformulier evenement in en beheer vervolgens de deelnemers en de organisatie online. Wil je een volgende keer een vergelijkbaar evenement organiseren, dan kun je gebruikmaken van eerdere evenementen en bijvoorbeeld opnieuw dezelfde deelnemerlijst versturen. Dat is in het bijzonder handig als je bijvoorbeeld een terugkerend congres organiseert, of een lezingenserie.

Het kan bovendien handig zijn om een event manager in te schakelen. In een eerdere blog hebben we daar al over geschreven.

2. Kies het meest geschikte programma of app voor jouw unieke evenement

Sinds de coronacrisis is vooral Zoom heel bekend geworden. Het voordeel van Zoom is dat je met veel mensen tegelijk kunt samenkomen. Je kunt ook kiezen voor andere programma's of apps, zoals Google Hangouts en Skype.

Elk programma heeft eigen voor- en nadelen. Zo kun je met sommige programma's alle deelnemers tegelijk in beeld zien. Andere programma's centreren alleen de spreker die op dat moment aan het woord is. Soms kun je als deelnemer of toeschouwer zelf de instellingen wijzigen.

Kies voor een programma dat jouw specifieke evenement het beste ondersteunt. Bevat jouw evenement bijvoorbeeld een vaste spreker, dan is het wellicht niet wenselijk om telkens iedereen in beeld te hebben. Organiseer je juist een werkvergadering, dan kan dat juist wél heel handig zijn. 

Bepaal vooraf aan welke eisen jouw evenement of vergadering precies moet voldoen. En vergelijk die lijst vervolgens met de mogelijheden per app of programma. Zo kom je al gauw terecht bij het meest geschikte programma voor jou op dat moment.

3. Zorg ervoor dat je gebruikmaakt van een toegankelijk programma

Los van deze verschillende voor- en nadelen, die afhankelijk zijn van jouw unieke evenement, is het goed om een programma te kiezen dat voor iedereen toegankelijk is. Dat geldt zowel voor de gebruiksvriendelijkheid als voor de techniek.

Heeft een of meerdere deelnemers bijvoorbeeld een apparaat van Huawei, dan kan het voorkomen dat die geen toegang geeft tot Google en daarmee ook niet tot een evenement via Google Hangouts. Lastig, natuurlijk. 

Ook kan het zo zijn dat jouw evenement (relatief) veel deelnemers kent die niet zo goed thuis zijn op digitale apparaten. Om zo'n reden kan het handig te zijn te kiezen voor een extra gemakkelijk programma, zonder al te veel extra functies. Of bijvoorbeeld een vergadering via WhatsApp te organiseren.

Ook hierbij is het dus van belang om rekening te houden met de specifieke wensen voor jouw vergadering, bijeenkomst of ander evenement. Het maakt immers veel uit of je een digitale vrijmiborrel voor collega's organiseert of dat het gaat om een groepsbijeenkomst met een lezing of college.