Verlies je veel tijd op je werk omdat je altijd van alles loopt te zoeken? Dat is zowel privé als tijdens je werk erg zonde. Je bent namelijk een stuk productiever, efficiënter, accurater en scherper als je kantoor netjes opgeruimd is en je meteen alles je documenten en verslagen kunt vinden als je er iets uit op wilt zoeken. Archiefkasten kunnen je erbij helpen om je kantoor op te ruimen, maar er zijn nog veel meer oplossingen waaraan je kunt denken. Daarom hierbij 5 tips voor een opgeruimd kantoor en een productievere werknemer.

Alles in kasten

We hebben de archiefkast al genoemd en kunnen niet genoeg benadrukken hoe belangrijk zo’n (soort) kast is op kantoor. Je moet namelijk zorgen dat jouw documenten allemaal netjes opgeslagen staan ook al is het in een archiefdoos in een open boekenkast. Mocht je alles in dozen doen of in de lades van een archiefkast stoppen, vergeet dan niet om alles te labelen. Gelijk na het opruimen heb je misschien scherp in je hoofd waar een notitieblok ligt maar over een maand of twee is dat alweer wat weggezakt. En mocht je over ene jaar naar een bepaald dossier zoeken weet je misschien niet meer in welke archieflade je het ook alweer hebt gestopt.

Houd administratie bij

Zo’n grote stapel met brieven, rekeningen, facturen en aanmaningen lijkt misschien te afschrikwekkend, maar dit neemt alleen maar toe als je niet op tijd begint met het bijwerken van je administratie. Neem iedere week even de tijd om mails te beantwoorden, brieven terug te sturen, facturen te verwerken en rekeningen te betalen. Zo hoopt het zich niet teveel op en blijft het behapbaar. Vindiq Office heeft handige opbergmappen, ordners en insteekmappen waar je de onafgewerkte administratie even in kan doen tot je eraan toekomt.

Je bureau

Je bureau moet een plek zijn die werkbaar is. Je kan bij Office Centre nog zo’n mooi en groot bureau halen, als hij helemaal vol met troep ligt dan kun je er helemaal niets mee. Leg alle post die je nog moet doornemen op één of hooguit twee stapeltjes, stop kantoorartikelen zoveel mogelijk in je la zodat je bureau er opgeruimd uitziet. Ook is het handig als alle bureauaccessoires een vaste plek heeft. Voor pennen, potloden en markers zijn er bijvoorbeeld handige pennenhouders en etuis te koop zodat die niet allemaal los op je bureau slingeren. Je kunt best een memoblok of nietmachine op een hoek van je bureau zetten, maar zorg ervoor dat je genoeg ruimte hebt voor je computer en een notitieblok naast je.

Maak een planning

Geordend zijn houd niet op met een geordend kantoor. Het moet ook in je hoofd geordend zijn., anders dan zit je in je half lege kantoor en heb je alsnog geen idee wat je moet doen. Vele kantoorwinkels hebben wel een whiteboard of ander bord waarop je kunt noteren wat je allemaal nog moet doen en wat daarvoor nodig is. Het kan heel bevredigend zijn om steeds een taak af te kunnen strepen. En je kunt er ook schema’s en verbanden voor jezelf uittekenen zodat het visueel wordt. Op die manier krijg je in een uurtje veel voor elkaar.