Wie een eigen bedrijf start of zijn administratie wil verbeteren, komt al snel uit bij facturatiesoftware. Het aanbod is groot, en de meeste pakketten beloven ongeveer hetzelfde: snel facturen maken, minder handwerk en meer overzicht. Reviews van andere gebruikers lijken dan de ideale manier om een keuze te maken. Maar net als bij elektrische fietsen of energiecontracten geldt ook hier: een hoog cijfer vertelt je nog niet of een pakket bij jouw situatie past.

Begin bij je eigen situatie

Een review is altijd geschreven vanuit iemands eigen gebruik. Een zzp'er die een paar facturen per maand verstuurt, beoordeelt software op heel andere punten dan een bedrijf dat elke maand honderden abonnementen factureert. Bepaal daarom eerst wat je zelf nodig hebt, voordat je begint met lezen.
Stel jezelf een paar vragen. Hoeveel facturen verstuur je ongeveer per maand? Werk je met losse opdrachten of met terugkerende abonnementen? Wil je ook offertes versturen of inkoopfacturen verwerken? En werk je samen met een boekhouder, die mogelijk een eigen pakket gebruikt? Met die antwoorden in je achterhoofd lees je reviews een stuk gerichter.

Let op wie de review schrijft

Bij het lezen van ervaringen is het nuttig om te kijken naar de context die de schrijver geeft. Een bruikbare review vertelt iets over het type bedrijf, de hoeveelheid facturen en hoe lang de reviewer het pakket al gebruikt. Een ervaring na één week zegt weinig over hoe het programma presteert wanneer je administratie groeit.
Wees daarnaast alert op reviews die alleen superlatieven bevatten, zonder uit te leggen waarom. "Top programma, echt aanrader" helpt je nauwelijks. Een review die beschrijft hoe snel de klantenservice reageerde op een specifieke vraag, of hoe de koppeling met een boekhoudpakket in de praktijk werkte, is veel waardevoller. Kijk ook of meerdere reviewers onafhankelijk van elkaar hetzelfde punt noemen, positief of negatief.
Dat patroon zegt meer dan één uitschieter.

Functies die in reviews vaak onderbelicht blijven

Veel reviews gaan over gebruiksgemak en uitstraling van de facturen. Belangrijk, maar er zijn punten die minstens zo zwaar kunnen wegen en die je zelf moet controleren.
Denk aan de wettelijke eisen. Een factuur moet volgens de Belastingdienst onder meer een uniek, opeenvolgend factuurnummer bevatten, de gegevens van beide partijen, het btw-identificatienummer, de leverdatum, het bedrag exclusief btw, het btw-tarief en het btw-bedrag. Goede software helpt je daarbij, maar de verantwoordelijkheid voor een correcte factuur blijft bij jou als ondernemer. Bij twijfel over btw of andere fiscale vragen is de Belastingdienst of een boekhouder het juiste aanspreekpunt.
Ook bewaren is een punt om na te gaan. Facturen moet je 7 jaar bewaren, en in de vorm waarin je ze hebt verstuurd. Een digitaal verstuurde factuur bewaar je dus digitaal. Controleer hoe een pakket daarmee omgaat en of je je gegevens kunt exporteren als je ooit overstapt. Tot slot zijn beveiliging en koppelingen relevant. Je administratie bevat bedrijfs- en klantgegevens, dus het is logisch om te kijken welke maatregelen een aanbieder neemt, bijvoorbeeld in de vorm van een certificering zoals ISO 27001. En werk je met een bank of boekhoudprogramma, controleer dan of daar een koppeling voor bestaat.

Een voorbeeld uit de praktijk

Neem WeFact, een Nederlands online facturatieprogramma. Op de eigen website noemt WeFact als doelgroep zowel zzp'ers als bedrijven die duizenden facturen per maand versturen, en ook accountants. Juist bij zo'n breed publiek is het nuttig om reviews te filteren op gebruikers die op jou lijken. De ervaringen van een groot bedrijf met veel abonnementen zijn voor een startende freelancer maar beperkt bruikbaar, en andersom. Dat geldt voor elk pakket dat je vergelijkt. Leg de reviews naast de functielijst op de website van de aanbieder en naast je eigen wensenlijstje. Waar die drie elkaar overlappen, zit meestal de beste keuze.

Probeer het zelf

Reviews zijn een goed startpunt, maar geen vervanging voor je eigen ervaring. Kijk daarom of een aanbieder een proefperiode of demo aanbiedt, en gebruik die om een paar echte facturen te maken, een herinnering in te stellen en te kijken hoe het overzicht werkt. Wie na die test nog eens terugkijkt naar de reviews, begrijpt ook beter welke ervaringen voor zijn eigen bedrijf het zwaarst wegen.