Wij zijn in 2015 overgestapt naar exact online. En ja, als je 20 jaar vast geroest zit in een bepaald programma en je krijgt ineens wat nieuws, is dat wel even wennen ja. Zal eerlijk zijn, bij ons was de overstap ook wat stroef gelopen. Niet gek als 60000 artikelen omgezet moeten worden, je moet schaduw boekhouden, instellingen die niet mee werken en tot slot een compleet nieuw programma moet leren.
Algemene informatie: Wij werken voornamelijk order gestuurd en kopen hierop in, houden een kleine voorraad (klein spul). En werken met meerdere leveranciers per order en leveren pas uit wanneer alles is ontvangen.
Wij zijn nu 4 jaar verder, hebben het pakket uitgebreid met handel geavanceerd en zou niet anders willen! Ons complete bedrijf is geautomatiseerd. Door externe koppelingen, waaronder Auxil, draait het magazijn gemakkelijk stickers uit en worden goederen direct gelabeld en weggezet tot de order compleet is. Dit was voorheen onmogelijk.
Boekhouding via het pakket is fantastisch. Vroeger was het een fulltime baan, nu slechts 4 uur werk. Exact importeert automatisch afschriften en lettert automatisch af. Ook geeft het programma makkelijk inzicht in de openstaande posten en aantal verstuurde herinneringen.
Vanuit een verkooporder wordt een besteladvies gegenereerd, met als tussenstap een overzicht van artikelen die voorraadhoudend zijn. Hierop kan je de definitieve bestellingen aanpassen.
Vanuit een inkooporder kunnen inkoopfacturen geboekt worden. Ook dit werkt fantastisch. Nog nooit hadden wij zoveel controle over de correctheid van onze leveranciers. Zo komen fouten automatisch boven drijven. Dit kunnen telfouten zijn bij goederenleveringen, maar ook prijsverschillen op de inkoop (bijvoorbeeld bij speciale inkoopcondities).
Betalingsbatches worden binnen 2 klikken aangemaakt, rekening houdend met betalingskortingen, deze worden automatisch verwerkt en toegepast.
Al met al zijn wij zeer tevreden met Exact Online. De support afdeling is zeer toegankelijk en weet altijd een correct antwoord te geven. Ook bij inhoudelijk moeilijke vragen waar niet direct antwoord op de tegen is (een mens kan immers niet alles weten). Worden wij netjes binnen 2 uur terug gebeld met een oplossing.
Wij missen overigens wel een belangrijke functie in Exact Online. Namelijk inzichtelijkheid of een order compleet ontvangen is en uitgeleverd kan worden. Hier was Auxil (extern bedrijf) een applicatie voor aan het maken, maar staakte dit omdat Exact Online er zelf al werk van had gemaakt. Wij draaien nu mee in een BETA programma en kunnen hierop feedback geven.
Het werkt nog niet optimaal voor ons, maar het is ook nog niet officieel vrijgegeven. Wellicht dat het nog aangepast wordt.
Voor nu hebben we een andere (ook makkelijk) oplossing voor het probleem gevonden. Oftewel, we hebben geen haast, maar blijft dubbele administratie.
De algemene overzichtelijkheid van het programma is zeer goed. Wij hebben volledige grip op het complete verkoop/inkoop proces en boekhouding, met relatief weinig personeel. Rechten zijn makkelijk te te wijzen, waardoor je makkelijk kan schakelen als het bedrijf wat groeit. Dit dit alles in één pakket... fantastisch.
Exact = Exact. Wat ik hiermee wil zeggen is dat het instellen van Exact soms wat overdonderend kan zijn. Zeker als je van alle functionaliteiten gebruik wilt maken. Maar als je het objectief bekijkt, zal geen enkele andere aanbieder het kunnen doen met minder informatie. Het blijven allemaal database verwerkers.
Mijn tip, zorg ervoor dat één iemand de regie neemt in het instellen, en dat hij/ zij alle ins en outs kent. Dit persoon moet een boekhoudkundige achtergrond hebben of laat hem of haar bijstaan door iemand die weet hoe de mutaties werken. Voor elk probleem hebben wij in ieder geval een makkelijke fix gevonden. Wij kwamen van niks en moesten een flinke inhaalslag maken.
Een overstap van ERP gaat immers nooit zonder problemen, dit zien wij ook bij onze leveranciers. En geloof me, daar worden flinke fouten gemaakt.
Eenmaal ingesteld, draait het als een dijk en dat tegen lage kosten! Maatwerk kost immers al snel €50.000,- / €150.000,-
Daarnaast, ik zou niet durven om de administratie onder te brengen bij een kleine club. Als ze omvallen, hangen wij ook.
Reactie op de 'review' hierboven: Wees maar niet bang dat 'kleine clubjes omvallen', die worden, nog voordat ze iets voorstellen, overgenomen door Exact. De klantjes worden daarna overgezet naar een Exact pakket en vervolgens vakkundig leeggehaald. De verhogingen zijn werkelijk hemeltergend. Blijf weg van Exact, 2.000 euro per jaar is echt helemaal niets.