Automatisering is niet meer weg te denken uit het dagelijkse leven. Het is zakelijk niet alleen handig, het is op termijn zelfs een voorwaarde om relevant te blijven voor je klanten. Zo moet je steeds sneller leveren, en ook nog eens voor lagere kosten. Automatisering maakt dit mogelijk. Maar hoe automatiseer je jouw bedrijfsprocessen? We geven je praktische tips.

Wat omvat de automatisering van bedrijfsprocessen?

Automatiseer je jouw bedrijfsprocessen? Dan zet je technologie in om routinematige taken zoveel mogelijk volledig automatisch en computergestuurd uit te laten voeren. Dit kan variëren van het automatisch bijhouden van je voorraad tot het beheren van je klantenrelaties met een ERP-systeem. Het doel is daarbij altijd om handmatige handelingen te verminderen, de kans op fouten te verkleinen en je efficiëntie te verhogen.

Toekomstbestendig dankzij automatisering

Automatisering biedt dus verschillende voordelen, van tijdsbesparing, een kleinere kans op menselijke fouten tot aan inzichten voor (strategische) beslissingen. Zo kun je bijvoorbeeld automatisch je voorraden laten aanvullen en dankzij real-time inzicht sneller reageren op tekorten en overschotten.
Als organisatie moet je steeds sneller kunnen handelen op veranderingen in de markt en de klantvraag. Alleen met efficiënt voorraadbeheer en een goed beeld van markttrends kun je als organisatie meebewegen met deze veranderingen. Door te investeren in automatisering bouw je aan een fundament dat je organisatie toekomstbestendig maakt.

Hoe werk je aan automatisering in je organisatie?

Ben je benieuwd hoe je kunt beginnen met automatisering in je organisatie? Of werk je al met slimme processen, maar wil je automatisering een grotere rol geven in je organisatie? Zeker wanneer je net begint met automatisering is overzicht handig. De volgende stappen helpen je bij het verkennen van mogelijkheden en het opzetten van een plan.

Stap 1: identificeer de processen

Begin met het identificeren van de processen die je kunt automatiseren. Denk bijvoorbeeld aan inkoop- en verkoopprocessen, maar ook klantcommunicatie en facturering. Onderzoek waar je grootste knelpunten liggen in tijdverlies en kosten.

Stap 2: kies de juiste tools

Bij het kiezen van de juiste tools is het goed om eerst een stap terug te doen en de reikwijdte van het probleem te onderzoeken. Moet de oplossing één specifieke afdeling optimaliseren, zoals HR of Finance, of moet het bredere processen verbeteren?
Een gespecialiseerde tool zoals een voorraadbeheersysteem kan bijvoorbeeld al voldoende zijn om beter zicht te krijgen op beschikbare voorraad. Deze tools zijn specifiek ontworpen om de afdeling effectiever en efficiënter te laten opereren.
Toch is het soms beter om gelijk een geïntegreerde tool te implementeren waarmee je de data van verschillende afdelingen aan elkaar koppelt en een 360 graden beeld krijgt van je organisatie. Denk bijvoorbeeld aan een ERP-systeem dat de informatie van de inkoopafdeling, voorraadbeheer, klantenservice en HR combineert en aan de hand van trends met voorspellingen komt waarop je kunt inkopen.

Stap 3: plan je implementatie

Begin voor het doorvoeren van je automatisering met het vaststellen van je doelstellingen en verwachtingen. Bepaal daarbij welke processen prioriteit hebben en stel een duidelijke tijdlijn op voor elke fase van de implementatie. Identificeer de benodigde middelen, zoals personeel, budget en technische ondersteuning en werk dit uit in een gedetailleerde planning. Werk vervolgens stap voor stap de implementatie uit tot je de automatisering foutloos kunt uitrollen.

Stap 4: opleiding en support

De implementatie van je automatisering valt of staat met de mate waarin je medewerkers de tools (optimaal) gebruiken. Onthoud daarbij dat sommige medewerkers moeite kunnen hebben met het loslaten van hun vaste werkwijze. Neem je medewerkers dus mee in de reden achter de verandering en laat vooral zien wat de automatisering hen oplevert.

Automatisering met een ERP-systeem

Heb je als organisatie bijvoorbeeld al je systemen geautomatiseerd met een overkoepelende ERP-oplossing? Dan kan je interne proces bij een bestelling van een product er als volgt uit zien:

1 - De klant plaatst een bestelling. Deze wordt automatisch geregistreerd in het ERP-systeem met alle relevante klant- en productinformatie. 2 - Het ERP-systeem controleert de voorraad en genereert wanneer nodig automatisch een productieorder. 3 - Als je zelf het product produceert kan het ERP-systeem controleren of er voldoende medewerkers beschikbaar zijn voor de productie. 4 - Vervolgens genereert het ERP-systeem automatisch de financiële informatie, zoals de factuur. 5 - Via een shop floor control systeem krijgen de orderpickers de informatie om de bestelling op te halen en te verpakken. 6 - Tot slot worden de verzenddocumenten opgesteld en wordt de bestelling verzonden.

Werk efficiënter en effectiever met een ERP-systeem

Automatisering van bedrijfsprocessen heeft grote impact op je bedrijf. Automatiseer je routineklussen zoals voorraadinventarisatie of het opstellen van bestellingdetails met een ERP-systeem? Dan bespaar je tijd en verklein je het risico op fouten. Door actief kansen te identificeren, de juiste tools te kiezen en deze stap voor stap te implementeren, vergroot je je winstmarges en maak je je organisatie toekomstbestendig.